1. Verantwortliche Stelle

Gilde der Zürcher Heraldiker
Zürich - Schweiz 
E-Mail: Kontakt-Formular

2. Grundsätze der Datenbearbeitung

Als Verein, der seine Tätigkeiten ehrenamtlich in der Freizeit ausübt, nehmen wir den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst und halten uns an die Bestimmungen des schweizerischen Datenschutzgesetzes (nDSG) sowie der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), soweit diese anwendbar ist.

Der Verein ist ausschliesslich per E-Mail erreichbar. Alle Anfragen bezüglich Datenschutz sind über das oben genannte Kontakt-Formular zu richten.

Ihre Daten werden nur für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke verwendet und nicht an Dritte weitergegeben, ausser dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder Sie haben ausdrücklich eingewilligt.

3. Hosting und technische Daten

3.1 Hosting-Provider

Unsere Website wird von einem externen Hosting-Anbieter betrieben. Dieser erhebt automatisch technische Daten, die beim Besuch unserer Website anfallen:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Referrer-URL (zuvor besuchte Seite)
• Übertragene Datenmenge

Diese Daten werden ausschliesslich zur Bereitstellung und Sicherheit der Website verwendet. Wir gehen davon aus, dass unser Hosting-Provider die geltenden Datenschutzbestimmungen einhält.

3.2 Webanalyse

Wir verwenden IP-Adressen und weitere technische Daten ausschliesslich zur Auswertung der Website-Nutzung (z.B. Anzahl Besucher, häufig aufgerufene Seiten). Diese Auswertungen erfolgen anonymisiert und dienen der Verbesserung unseres Webangebots.

4. Kontaktaufnahme und Anfragen

4.1 Erhebung von Daten

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen (per E-Mail, Kontakt-Formular oder auf anderem Weg), erheben wir folgende Daten:

• Name und Vorname
• E-Mail-Adresse
• Weitere Kontaktdaten (z.B. Telefon, Adresse)
• Inhalt Ihrer Anfrage
• Weitere Angaben zur Spam-Prävention und Identitätsprüfung

Die Erhebung zusätzlicher Informationen dient der Unterscheidung zwischen echten Anfragen und Spam-Nachrichten sowie der Qualitätssicherung unserer Kommunikation.

4.2 Zweck der Datenbearbeitung

Diese Daten verwenden wir ausschliesslich zur:

• Bearbeitung Ihrer Anfrage
• Kommunikation mit Ihnen
• Spam-Prävention und Identitätsprüfung
• Vereinstätigkeit im Rahmen unserer satzungsgemässen Zwecke

Die Erhebung zusätzlicher Informationen bei der Kontaktaufnahme erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses, Spam-Nachrichten zu verhindern und echte Anfragen angemessen bearbeiten zu können.

4.3 Spam-Schutz und Sicherheitsmassnahmen

Zum Schutz vor Spam und missbräuchlicher Nutzung behalten wir uns folgende Massnahmen vor:

• Ignorieren von Anfragen, die als Spam oder missbräuchlich eingestuft werden
• Sperrung von IP-Adressen bei wiederholtem Missbrauch oder Spam-Verhalten
• Blockierung verdächtiger oder automatisierter Anfragen

Diese Massnahmen dienen der Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit unserer Website und der Kommunikation sowie dem Schutz vor technischen Störungen.

4.4 Weitergabe innerhalb des Vereins

Die erhaltenen Daten können zur Bearbeitung Ihrer Anfrage an andere Vereinsmitglieder weitergegeben werden, soweit dies zur Erfüllung des Vereinszwecks erforderlich ist.

5. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

• Kontaktanfragen: In der Regel 2 Jahre nach Abschluss der Korrespondenz
• Technische Daten: Entsprechend den Vorgaben unseres Hosting-Providers
• Vereinsdaten: Gemäss vereinsrechtlichen Aufbewahrungspflichten

6. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer persönlichen Daten:

6.1 Auskunftsrecht

Sie können jederzeit Auskunft über die bei uns über Sie gespeicherten Daten verlangen. Dabei gilt:

• Umfang: Das Auskunftsrecht bezieht sich nur auf Ihre eigenen persönlichen Daten
• Identifikation erforderlich: Zur Auskunftserteilung müssen Sie sich eindeutig identifizieren (z.B. durch Nachweis Ihrer Identität)
• Freiwillig mitgeteilte Daten: Auskunft erhalten Sie über Daten, die Sie uns freiwillig mitgeteilt haben (Name, E-Mail, Kontaktdaten, Anfrageinhalte)
• IP-Adressen: IP-Adressen können von uns nicht automatisch einer bestimmten Person zugeordnet werden. Wir haben keine Möglichkeit, anhand von IP-Adressen Rückschlüsse auf Ihre Identität zu ziehen
• Technische Grenzen: Bei rein technischen Daten ohne Personenbezug (anonymisierte Zugriffsdaten) besteht kein Auskunftsanspruch
• Form der Auskunft: Die Auskunft erfolgt schriftlich oder elektronisch
• Bearbeitungszeit: Als Verein, der in der Freizeit tätig ist, können wir keine festen Bearbeitungszeiten garantieren. Wir bemühen uns um eine zeitnahe Bearbeitung
• Kosten: Einfache Auskünfte sind grundsätzlich kostenlos. Bei aufwändigen oder wiederholten Anfragen können angemessene Gebühren erhoben werden
• Nachweis der Berechtigung: Bei Zweifeln an Ihrer Identität können wir zusätzliche Nachweise verlangen
• Ausnahmen: Das Auskunftsrecht kann eingeschränkt werden, wenn Rechte Dritter, Geschäftsgeheimnisse oder die öffentliche Sicherheit betroffen sind
• Häufigkeit: Missbräuchliche oder übermässig häufige Auskunftsbegehren können abgelehnt werden
• Datenquellen: Die Auskunft umfasst auch Angaben über die Herkunft der Daten und deren Bearbeitungszweck

6.2 Berichtigung

Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.

6.3 Löschung

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

6.4 Widerspruch

Sie können der Bearbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit wichtige Gründe dafür sprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an das oben genannte Kontakt-Formular. Als Verein sind wir ausschliesslich über dieses erreichbar.

7. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch.

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Dienstleistungen anzupassen.